Автоматическая сверка и акты сверки

Сверка — самая монотонная часть работы бухгалтерии: сотни строк выписки против данных 1С, где половина расхождений объясняется задержкой платежа, а другая половина требует разбирательства. ИИ сравнивает данные целиком, формирует акт сверки автоматически и приносит не просто список несовпадений, а разбор причин.

Что делает ИИ

Сопоставляет строки выписки с проводками учёта, даже когда назначения платежей заполнены по-разному
Разделяет расхождения по причинам: платёж в пути, частичная оплата, комиссия банка, ошибка в сумме, дубль
Находит платежи, проведённые дважды, и оплаты, не отражённые в учёте
Готовит акты сверки с контрагентами и письма с расшифровкой спорных позиций
Работает с выгрузками нескольких банков и счетов одновременно

Как это выглядит на практике

Реальный масштаб задачи: сверка расчётов с покупателями за август в оптовой компании с оборотом около 97 млн ₽ в месяц.

Было — вручную

Выписка банка — 412 операций, оборот по счёту 62 в 1С — 407 строк
Назначения платежей заполнены по-разному: «оплата по счету 512», «сч.512 от 03.08», «за товар»
Бухгалтер сверяет глазами 6 часов — к концу дня внимание падает
Итог дня: «не сходится на 117 750 ₽», причины предстоит искать отдельно
Акты сверки с контрагентами составляются потом — ещё день работы

Стало — через ИИ

Сопоставлено автоматически 397 операций, включая платежи с разным написанием назначения
На разбор осталось 15 расхождений — у каждого указана причина:
6 — платёж в пути: оплата 29.08, проведение 01.09
4 — частичная оплата счёта
3 — банк удержал комиссию из суммы платежа
1 — операция проведена дважды
1 — перестановка цифр в сумме: 145 000 вместо 154 000
Работа заняла 11 минут, акты сверки сформированы сразу

Разбор трёх расхождений из этого примера

Платёж без счёта	Строка выписки: 05.08 · ИП Соколов А. В. · 38 400 ₽ · «Оплата по договору». Счёта ровно на эту сумму в учёте нет, бухгалтер откладывает строку в спорные. ИИ находит счёт № 411 на 38 000 ₽ и определяет, что сверху удержана комиссия 400 ₽ — платёж сопоставлен, отдельной строкой отмечена нужная проводка комиссии.
Двойное проведение	Строка выписки: 14.08 · ООО «Вектор» · 145 000 ₽ · счёт № 414. В учёте этот платёж отражён дважды — 14.08 и 15.08, поэтому прошло 290 000 ₽ вместо 145 000 ₽. При ручной сверке ошибка выглядит как переплата клиента; ИИ показывает, что в банке приход был один.
Перестановка цифр	Строка выписки: 07.08 · ООО «Ремстрой» · 154 000 ₽ · счёт № 415. В учёте записано 145 000 ₽ — классическая перестановка цифр при ручном вводе. Расхождение в 9 000 ₽ тонет среди четырёхсот строк, а ИИ сразу указывает на пару с переставленными разрядами.

Файлы из этого примера

Те самые данные, на которых собран разбор выше — в полном объёме, а не фрагментом. Скачайте и прогоните сами: сверьте свой результат с эталонным. Контрагенты, ИНН и суммы вымышленные.

vypiska-avgust.csvВыписка банка за август — 412 операций: дата, контрагент, ИНН, сумма, назначение платежа. Назначения заполнены по-разному, как в жизни.
uchet-schet-62.csvВыгрузка из учёта по расчётам с покупателями — 407 строк: документ, сумма, статус оплаты.
rezultat-sverki.csvЧто должно получиться: 397 сопоставленных операций и 15 расхождений с указанием причины каждого.
akt-sverki-shablon.xlsxПустой бланк акта сверки в привычной структуре 1С: двусторонняя таблица «по данным сторон», сальдо на начало и конец, обороты за период, подписи. Суммы в оборотах считаются формулой.
akt-sverki-obrazec.xlsxТот же бланк, заполненный по одному контрагенту из примера — ООО «Вектор». Расхождение 58 500 ₽ складывается из платежа в пути на 203 500 ₽ и двойного проведения на 145 000 ₽.

Промт для сверки

Приложите к запросу оба файла — выписку и выгрузку из учёта — и отправьте текст ниже. Работает в любом чате, который умеет читать вложения.

Ты помогаешь бухгалтеру сверить банковскую выписку с данными учёта.

На входе два файла:
1) выписка банка — дата, контрагент, ИНН, сумма, назначение платежа;
2) выгрузка из учёта — дата, контрагент, документ, сумма, статус.

Сопоставь строки и верни таблицу со столбцами:
Статус | Дата | Контрагент | Сумма по банку | Документ учёта | Комментарий

Правила сопоставления:
— Сопоставляй по совокупности признаков: контрагент, сумма, дата, номер счёта из назначения
  платежа. Назначения заполнены по-разному: «Оплата по счету 512», «сч.512 от 03.08», «за товар».
— Разница в датах на 1–3 дня — это платёж в пути, а не расхождение по сумме.
— Если сумма в банке отличается от суммы счёта на небольшую величину, проверь версию
  с удержанной банковской комиссией и укажи её размер.
— Если суммы совпадают с точностью до перестановки разрядов (154 000 и 145 000),
  отметь как вероятную опечатку при вводе.
— Если один платёж отражён в учёте дважды, отметь как двойное проведение.

Причину каждого расхождения указывай одним из значений: платёж в пути, частичная оплата,
удержана комиссия, двойное проведение, ошибка в сумме, оплата без счёта, отсутствует в учёте.

Ничего не додумывай. Если сопоставить строку не удалось, так и напиши: «сопоставить не удалось».

В конце дай сводку: сколько строк сопоставлено, сколько расхождений и на какую сумму.

Промт для акта сверки

Унифицированной формы акта сверки не существует — Госкомстат её не утверждал, документ составляется произвольно. Но контрагент почти наверняка сверяет его со своей 1С, поэтому структуру берём оттуда: так расхождения ищутся строка в строку. Бланк и заполненный образец — в файлах выше.

На основе таблицы расхождений составь акт сверки взаимных расчётов
с контрагентом «НАЗВАНИЕ» за период с ДАТА по ДАТА.

Форма — как в 1С, двусторонняя таблица:
— слева «По данным НАША ОРГАНИЗАЦИЯ», справа «По данным КОНТРАГЕНТ»;
— в каждой половине столбцы: Дата, Документ, Дебет, Кредит;
— строка «Сальдо начальное» перед оборотами и «Сальдо конечное» после;
— строка «Обороты за период» с итогами по дебету и кредиту.

Под таблицей — итоговая формулировка: на какую дату и в чью пользу
числится задолженность, с суммой прописью в скобках.

Отдельным приложением перечисли расхождения: дата, сумма, причина —
платёж в пути, частичная оплата, удержанная комиссия, двойное проведение,
ошибка в сумме. По каждому укажи, чья сторона должна внести исправление.

Затем напиши сопроводительное письмо на 3–4 предложения: попроси подтвердить
сальдо или прислать возражения с расшифровкой. Тон деловой и нейтральный,
без напоминаний о задолженности — это сверка, а не претензия.

Результат

Минуты вместо дня	Сверка за месяц по нескольким счетам занимает минуты вместо полного рабочего дня.
Причина расхождений	К каждому несовпадению приложено объяснение, а не просто отметка «не сошлось».
Любые форматы	Выписка из банк-клиента, выгрузка из 1С, таблица Excel — приводим к сопоставимому виду сами.